準2級 ワープロ　 ４－４　差し込み印刷の編集（データ抽出・並べ替えなど）ができる

準２級 ワープロ

４．ページや印刷の設定ができる

４．差し込み印刷の編集（データ抽出・並べ替えなど）ができる

今回は、「４．差し込み印刷の編集（データ抽出・並べ替えなど）ができる」について、解説していきます。

P検では、この内容も出題される可能性は、ほとんどありません。

差し込み印刷するときに、特定のデータを抽出して印刷したり、並べ替えたりすることで、差し込み印刷を効率的に行う操作になります。

まずは、「差し込み文書」タブの中の「差し込み印刷の開始」グループにある「アドレス帳の編集」ボタンをクリックします。すると、下図のような「差し込み印刷の宛先」ダイアログボックスが表示されます。（下図のデータは、サンプルで出題されたものではありません。）

差し込み印刷の宛先

ここで、データの抽出や並べ替えを行うことができます。

設定が完了しましたら、「OK」ボタンを押して、このダイアログボックスを閉じておきます。

次に、右端に表示されている「完了」グループの「完了と差し込み」ボタンをクリックします。

差し込み印刷ー完了と差し込みー文書の印刷

上の図のように、サブメニューが表示され、「文書の印刷」を選択して、実行します。

プリンターに差し込み

上の図のようなウィンドウが開きますので、

すべて・・・

アドレス帳で、選択されているすべてのデータを差し込んで印刷

現在のレコード・・・

現在のレコードのみ、データを差し込んで印刷

最初のレコードと最後のレコード・・・

テキストボックスに入力された、レコード番号に対して、データを差し込んで印刷

を選ぶことができます。

ここで、レコードという言葉になじみがないかもしれません。

先ほどの差し込みデータをもう一度確認してみましょう。

差し込みデータ

Excelの表を考えてみてください。本来、Excelの各セルには、何の意味もありません。つまり、扱う人間が、この数字は、「国語の得点」だとか、これは、「受験番号」だとか、意味を付けて使うのです。

でも、このような扱いは、人間にとっては、よく見慣れたものです。

最初の行に、項目名を表示し、その後に１行ずつ塊として、データを見ていくということです。つまり、下図のように（　）で、括られたまとまりのあるものとして、見ているのです。この時のひと塊のデータのことをレコードと呼んでいます。一般的には、１行のことだと思っても結構です。

つまり、最初のレコードとは、「最初の行」で、最後のレコードは、「最後の行」ということになります。

次回は、「５.メイン文書にフィールドを挿入し印刷できる」を解説していきます。

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Tags: OnePoint, P検, Word, 差し込み印刷, 準２級