準２級 表計算(Excel)
１．表計算ソフトの操作ができる
９. データベース機能について理解している
今回は、「９. データベース機能について理解している」を解説していきます。
データベースは、「目的を持った情報の集まりの事です。例えば、住所録や販売履歴や通話履歴などもデータベースになります。
Excelでのデータベースには、いくつかの特徴があります。
まず、1つ目が、「先頭行を項目名とする」ということです。
例えば、住所録を作ることを考えてみましょう。何が必要ですか？
「氏名」「郵便番号」「住所」
これらは、最低限必要ですね。
それ以外にも、実際に利用することを考えると、「電話番号」「メールアドレス」「勤務先」など、あれば便利です。
こういった内容を最初の行に入力して、項目名として使えるようにするということです。
次に、「データは、1行に1件を入力する」ということが必要になります。2行に渡るようなデータの入力はしないようにするということです。
このデータベースの各項目（見出し）のことをフィールドといい、各行をレコードと呼びます。
最後に、「データベースとそれ以外の内容とは、離れて入力する」ということです。
これは、Excelが表から、自動的にデータベース（Table）を作るために、不要なデータをデータベースの範囲に含めないようにするためです。
このようにして作成されたデータベースは、指定した条件に一致するもの検索したり、抽出したり、などの『データベース機能』をりようすることができます。
- 並べ替え
指定する項目でレコードを昇順または降順で並べ替えることができます。 - 抽出（オートフィルタ）
条件にあったレコードを抽出することができます。 - 検索（データフォーム）
条件にあったレコードを1件ずつデータの入力や修正を行うことができます。
データベース化を行うと、「 計算」「 グラフ作成」などが使いやすくなります。
次回は、「１０.テーブル（リスト）の構成と作成時の留意点の説明ができる」を解説していきます。